Comprendre le vote par correspondance : un guide complet pour l'Assemblée Générale des copropriétaires.

Tout savoir sur le vote par correspondance en Assemblée Générale de copropriété
Le vote par correspondance en Assemblée Générale (AG) de copropriétaires, introduit par la loi ELAN de 2018 et son décret d'application de juillet 2020, a connu un essor considérable durant la période de confinement, lorsque la tenue physique des AG était impossible. Toutefois, en raison de la nouveauté de ce dispositif et de certaines imprécisions législatives, de nombreuses interrogations subsistent quant à son application et à l'interprétation de cette nouvelle procédure de vote. Cet article vise à y apporter des réponses.

Quelle est la base juridique du vote par correspondance en Assemblée Générale ?
La loi ELAN du 23 novembre 2018 permet aux copropriétaires de voter par correspondance avant l'Assemblée Générale via un "formulaire de vote" (article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965).

Le décret n° 2020-834 du 2 juillet 2020 précise les modalités de ce mode de vote.

Le modèle officiel du formulaire de vote est défini par un arrêté de la même date.

Par conséquent, aucune mention présente sur ce formulaire ne peut être supprimée par le syndic de copropriété.

Le vote par correspondance est-il obligatoire ?
Oui, le vote par correspondance est une obligation. Le syndic doit impérativement joindre le formulaire de vote par correspondance à chaque convocation d'Assemblée Générale, quelle que soit la méthode de tenue de l'AG (article 9 du décret 67 et article 17-1 A de la loi de 65).

Quelles sont les modalités pratiques du vote par correspondance ?
Le formulaire de vote doit être transmis au syndic de copropriété au plus tard 3 jours francs avant l'Assemblée Générale.

Il n'y a pas de formalisme imposé pour l'envoi du formulaire (il peut être envoyé par PDF, courrier simple, remis en mains propres, par LRAR, etc., de la même manière qu'un pouvoir).

Un formulaire de vote ne permet pas de modifier une résolution inscrite à l'ordre du jour. Si un vote est exprimé avec une modification de l'objet de la résolution, ce vote (et non l'intégralité du formulaire) sera considéré comme nul.

Néanmoins, si l'annotation ajoutée n'apporte qu'une précision dont les effets ou la portée sont déjà définis par la résolution, le vote reste valide car il n'en dénature pas le contenu.

Comment enregistrer les votes par correspondance sur la feuille de présence de l'Assemblée Générale ?
La feuille de présence doit mentionner :

- Les noms et adresses des copropriétaires ayant voté par correspondance.
- La date à laquelle le syndic a reçu le formulaire (article 14 du décret 67).

Comment s'effectue le dépouillement des bulletins de vote par correspondance ?
Le législateur n'a pas fourni de précisions légales ou réglementaires concernant l'encadrement du dépouillement des bulletins de vote par correspondance.

La présence de membres du Conseil Syndical lors du dépouillement est possible, mais non obligatoire.

Pour prévenir les soupçons de fraude ou minimiser les erreurs, il peut être judicieux de prévoir que les bulletins de vote par correspondance soient également envoyés au Conseil Syndical en plus du syndic, bien que cela ne soit pas une obligation légale.

L'enregistrement des votes par correspondance dans le logiciel de gestion doit être effectué avant l'Assemblée Générale. Cependant, les formulaires originaux doivent rester à la disposition du syndic pendant l'AG et être annexés à la feuille de présence.

Que faire si un copropriétaire, ayant voté par correspondance, est également présent ou représenté à l'Assemblée Générale ?
Si un copropriétaire (ou son représentant) est physiquement présent à l'Assemblée Générale après avoir envoyé un formulaire de vote par correspondance, ce dernier ne doit pas être pris en compte (article 14-1 du décret 67).

Ce sont les votes exprimés en séance par le copropriétaire lui-même ou par son représentant qui priment et sont comptabilisés.

Comment interpréter l'absence de choix sur une résolution du formulaire de vote par correspondance ?
Pour rappel, le formulaire de vote par correspondance propose pour chaque résolution trois options à cocher : POUR, CONTRE ou ABSTENTION.

Si un copropriétaire n'a coché aucune option pour une résolution donnée, il doit être considéré comme défaillant pour cette résolution.

Le syndic commettrait une erreur s'il le comptait comme abstentionniste, l'abstention étant un choix spécifique sur le formulaire.

Comment gérer le choix d'un prestataire (par exemple pour des travaux) via un formulaire de vote par correspondance ?
Lorsqu'une résolution concernant des travaux ou un contrat de prestation propose plusieurs options de prestataires ou devis, les copropriétaires qui votent par correspondance ne peuvent pas désigner l'entreprise qu'ils préfèrent.

En effet, le formulaire de vote ne permet que de cocher POUR, CONTRE ou ABSTENTION, sans possibilité d'ajouter des commentaires ou des choix spécifiques.

Ainsi, si la sélection du prestataire doit impérativement se faire en AG (par exemple, si le Conseil Syndical refuse une délégation de choix ultérieure), un vote par correspondance "favorable" aux travaux doit être reclassé comme défaillant.

Pour permettre aux votants par correspondance de participer à la désignation du prestataire, il est nécessaire de créer une résolution distincte pour chaque devis proposé (à l'image de la procédure de mise en concurrence des syndics).

Comment gérer les bulletins de vote par correspondance pour une résolution modifiée en AG ?
En principe, une résolution ne devrait pas être modifiée en séance par rapport à sa rédaction initiale dans la convocation.

Néanmoins, si une résolution est légalement amendée en cours d'AG, les votes par correspondance "favorables" à la version originale doivent être considérés comme défaillants (article 17-1 A de la loi de 65).

En plus des mentions obligatoires sous chaque vote, il sera nécessaire d'indiquer les noms et le nombre de voix des votants par correspondance qui ont été classés comme défaillants suite à l'amendement de la résolution.

Que faire avec le bulletin de vote par correspondance d'un copropriétaire ayant modifié la résolution ?
Le copropriétaire doit être considéré comme défaillant pour cette résolution spécifique.

Comment traiter les résolutions soumises à un second vote "passerelle" (articles 25-1 et 26-1) ?
Si une résolution qui doit être votée à la majorité de l'article 25 ou 26 n'obtient pas la majorité nécessaire en première lecture, mais atteint le seuil requis pour un second vote "passerelle", le syndic ne peut pas simplement réutiliser les mêmes votes et les appliquer à la nouvelle majorité.

La loi stipule qu'il s'agit d'un second vote, et non d'une simple réduction de la majorité. On ne peut présumer que le votant maintient son choix.

Selon la loi, si l'AG doit procéder à une seconde lecture, et que le formulaire de vote ne prévoit pas cette éventualité, le votant par correspondance doit être classé comme défaillant.

Pour éviter ce problème, ELEOS intègre cette possibilité dans son formulaire de vote par correspondance (avec une ligne de vote supplémentaire) en reprenant, à titre indicatif, les termes de l'article 25-1 ou 26-1.

Le copropriétaire doit donc exprimer son vote deux fois pour les résolutions concernées : une fois pour la première lecture, et une fois pour l'éventuelle seconde lecture.

Le syndic est-il autorisé à convoquer une Assemblée Générale exclusivement par correspondance ?
Oui. Conformément à l'Article 22-2 de l'Ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020, le syndic peut opter pour une convocation de cette manière seulement si :

L'état d'urgence sanitaire permet aux syndics de décider seuls de convoquer des AG à distance.

Et qu'une tenue par visioconférence ou audioconférence est impossible.

Comment se déroule l'élection du bureau de séance dans le cadre d'une Assemblée Générale uniquement par correspondance ?
- Président de séance
La loi prévoit que les responsabilités du président de séance reviennent automatiquement au Président du Conseil Syndical (Article 22-3, 4° de l'Ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020).

En l'absence de Président du Conseil Syndical, ces missions sont dévolues à l'un des membres du Conseil Syndical. Si aucun membre du Conseil Syndical ne participe à l'AG, c'est un copropriétaire votant désigné par le syndic qui assurera les fonctions de président de séance.

Par conséquent, aucune élection du président de séance n'est inscrite à l'ordre du jour.

Une bonne pratique, telle qu'appliquée par ELEOS, consiste à inclure une résolution d'information à ce sujet.

- Scrutateur
Pour rappel, la désignation d'un scrutateur n'est requise que si le règlement de copropriété l'exige.

Dans le cas d'une Assemblée Générale entièrement par vote par correspondance, il est impossible de recueillir des candidatures en séance, rendant une élection impraticable.

Une pratique courante chez ELEOS est donc de présélectionner un candidat volontaire dans la résolution afin de permettre le vote.

- Secrétaire de séance
Dans le cadre d'une Assemblée Générale se tenant uniquement par correspondance, il est impossible de recueillir des candidatures en séance, rendant une élection impraticable.

Néanmoins, la loi stipule qu'en l'absence d'élection d'un secrétaire, cette mission est assumée par le syndic (article 15 du décret du 17 mars 1967).

Si le Conseil Syndical souhaite qu'une autre personne que le syndic assume le rôle de secrétaire, le nom d'un candidat volontaire doit être communiqué pour figurer à l'ordre du jour de la convocation.

Il est également conseillé d'inclure une résolution d'information sur ce point.

Comment se passe l'élection des membres du Conseil Syndical lors d'une Assemblée Générale uniquement par correspondance ?
Pour une Assemblée Générale organisée à 100% par vote par correspondance, la collecte de candidatures en séance est impossible, rendant l'élection impraticable dans ce format.

Il est donc recommandé de présélectionner les candidats volontaires et de les inclure dans une résolution pour permettre le vote (une résolution par candidat, qui doit également prévoir les votes "passerelles" comme mentionné précédemment, puisque ces résolutions sont votées à la majorité de l'article 25).

Une bonne pratique adoptée par ELEOS est ainsi de présélectionner les candidats volontaires directement dans les résolutions pour faciliter le processus de vote.

Comment s'effectue la signature du procès-verbal dans le cas d'une Assemblée Générale uniquement par correspondance ?
Le président de séance (voir section ci-dessus) valide la feuille de présence et signe le procès-verbal de l'Assemblée Générale dans les huit jours suivant sa tenue (article 22-3 ordonnance du 25 mars 2020).

Bien que non explicitement mentionné par la loi, par cohérence, le président de séance ne peut certifier la feuille de présence que s'il dispose des copies des formulaires de vote par correspondance. Par conséquent, il est recommandé que ceux-ci lui soient communiqués simultanément.

Si l'Assemblée Générale a désigné un scrutateur (voir section ci-dessus), celui-ci doit également recevoir la feuille de présence et le procès-verbal de l'AG dans les huit jours (avec les formulaires) pour signature.