Comment désigner un représentant pour l'Assemblée Générale si je ne peux pas y assister ?

Se faire représenter en Assemblée Générale de copropriétaires : tout comprendre
Si vous ne pouvez pas assister à l'Assemblée Générale de votre copropriété, il est tout à fait possible de vous y faire représenter. Vous trouverez un pouvoir inclus dans la convocation envoyée par ELEOS. Il vous suffit de le compléter et de le remettre à la personne que vous désignez comme votre représentant.

Transmis à un autre copropriétaire, à un proche, ou même au syndic, ce pouvoir vous permet de faire entendre votre voix même en votre absence à l'Assemblée Générale. Mais vos directives seront-elles respectées à la lettre ? Que faire en cas de désaccord ? Nous vous expliquons tout.

Qu'est-ce qu'un pouvoir en copropriété ?
Lorsqu'une Assemblée Générale est convoquée, tous les copropriétaires sont invités à se prononcer sur les décisions à prendre. La convocation que vous recevez contient l'ordre du jour et ses annexes. Le pouvoir, joint à cette convocation, vous offre la possibilité de vous faire représenter si vous n'êtes pas disponible le jour de l'Assemblée Générale.

Chaque copropriétaire dispose d'un nombre de voix proportionnel à sa quote-part dans les parties communes. Le pouvoir mentionne cette quote-part. Vous avez le choix d'indiquer précisément vos consignes de vote (pour, contre, abstention) sur le pouvoir, ou de laisser votre représentant libre de décider pour vous. Le porteur du pouvoir sera alors libre de voter en votre nom.

Qui peut me représenter ?
Le règlement de copropriété établit les règles de fonctionnement de la copropriété et de ses Assemblées Générales. Il est donc essentiel de le consulter en premier lieu pour vérifier si des dispositions spécifiques à votre immeuble s'appliquent en matière de représentation ou de déroulement.

En complément, l'article 22 de la loi du 10 juillet 1965, qui régit le statut de la copropriété, précise que "Tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire, que ce dernier soit ou non membre du syndicat." Ainsi, toute personne, qu'elle soit copropriétaire ou non, peut recevoir un pouvoir.

La réglementation étend également la possibilité de représentation aux époux des copropriétaires ou aux propriétaires indivis. Chacun des époux ou propriétaires indivis peut donc recevoir un pouvoir en son propre nom.

Chaque mandataire peut détenir un maximum de trois pouvoirs, à condition que leur total ne représente pas plus de 10% des voix du syndicat (une règle modifiée par la loi ELAN). Si un mandataire dépasse ce seuil (plus de trois pouvoirs ou plus de 10% des voix cumulées des quotes-parts), il a la possibilité de subdéléguer son mandat à un autre représentant, à moins que cette subdélégation ne soit expressément interdite par le pouvoir.

Cependant, même si vous pouvez donner pouvoir à la personne de votre choix, le syndic, son conjoint, partenaire lié par un PACS, concubin, ascendant, descendant, ou ses préposés ne sont pas autorisés à exercer ce pouvoir de représentation.

Comment se déroule la représentation en Assemblée Générale ?
En Assemblée Générale, le syndic qui aurait reçu des pouvoirs non nominatifs n'a pas le droit de les conserver pour voter en son nom, ni de les distribuer lui-même à des mandataires de son choix.

Chaque mandataire doit signer le pouvoir qui lui est remis, en indiquant manuscritement son acceptation du mandat. Les mandataires sont tenus de signer la feuille de présence au début de l'Assemblée Générale, car la représentation par pouvoir équivaut à la présence du copropriétaire mandant à l'Assemblée Générale.

Le mandataire transmet les consignes de vote pour chaque résolution, mais reste libre de les suivre ou non. Le porteur du pouvoir assume l'entière responsabilité des décisions prises pour le compte de son mandant. Par conséquent, en cas de divergence entre vos consignes et les votes enregistrés, vous devrez vous adresser directement à votre mandataire.

Que faire en cas de désaccord avec les décisions prises ?
Comme mentionné, le mandataire est pleinement responsable des décisions qu'il prend au nom du mandant. Le syndic, n'ayant pas la possibilité de recevoir des pouvoirs nominatifs, enregistre les consignes de vote données pendant l'Assemblée Générale.

L'article 42 de la loi du 10 juillet 1965 précise les voies de recours pour contester une décision. Il indique que les actions de contestation doivent être "introduites par les copropriétaires opposants ou défaillants dans un délai de deux mois à compter de la notification des dites décisions qui leur est faite à la diligence du syndic dans un délai de deux mois à compter de la tenue de l'Assemblée Générale." Pour un copropriétaire ayant donné pouvoir, cette possibilité de contestation s'applique uniquement si le mandant avait voté "contre" une décision adoptée. La contestation d'une décision ne peut porter que sur une décision telle qu'elle figure dans le procès-verbal de l'Assemblée Générale.

Lors de l'Assemblée Générale, de nombreuses explications sont généralement fournies sur les décisions à prendre, permettant à chacun de voter avec toutes les informations complémentaires (explication des comptes, rapport de gestion, détails sur les devis). Bien que le pouvoir vous permette de participer à l'Assemblée Générale et de faire entendre votre voix, il est important de noter que votre mandat est figé au moment où vous le remettez à votre représentant, et ne bénéficie pas de ces explications complémentaires, souvent essentielles.

Afin de favoriser une plus large participation aux Assemblées Générales, la loi ELAN a introduit la possibilité de participer aux Assemblées Générales par visioconférence ou par vote par correspondance. ELEOS met déjà en œuvre ces nouvelles méthodes, permettant à chacun de prendre part aux Assemblées Générales dans les meilleures conditions et de garantir que votre voix soit réellement prise en compte.