Qui est en charge de la gestion de l'employé(e) de ma copropriété ?

Lorsque le syndicat des copropriétaires est l'employeur, c'est le syndic, en sa qualité de mandataire du syndicat, qui est compétent pour donner des consignes aux employés de l'immeuble (gardien(ne), employé(e) de ménage, etc.).

Seul le syndic a le pouvoir de donner des instructions aux employés de l'immeuble. Le conseil syndical, même s'il est proactif et que son travail est essentiel à la bonne vie du syndicat, n'est pas habilité à donner des ordres directs aux employés.

Donc, le gardien est l'employé de la copropriété, mais c'est le syndic qui le gère ?

En effet, le syndic, en sa qualité de mandataire du syndicat des copropriétaires, assume seul le rôle de l'employeur, sans pour autant en devenir l'employeur de facto. En d'autres termes, le syndic remplit "uniquement" les missions dévolues à l'employeur (qui est incarné par le syndicat des copropriétaires).

Ainsi, toutes les obligations incombant à l'employeur doivent être exécutées par le syndic, pour le compte et dans l'intérêt exclusif de la copropriété.

Pour être exhaustif tout en restant concis, voici les missions du syndic concernant les employés de l'immeuble :

- Auditionne le(s) candidat(s) pour le(s) poste(s) non encore pourvu(s) au sein de la copropriété.
- Engage le(s) employé(s) (attention, seule l'Assemblée Générale est compétente pour créer un nouveau poste !).
- Rédige le contrat de travail et fixe ses conditions d'exécution en rapport avec les besoins de la copropriété, tout en respectant le Code du travail et la convention collective applicable aux gardiens et concierges.
- Gère la paie du (des) employé(s) (effectue les virements et édite les bulletins de paie).
- Déclare et règle les organismes fiscaux et sociaux pour le compte du syndicat.
- Répond aux diverses demandes du (des) employé(s).
- Gère les difficultés nées ou à venir dans le cadre de l'exécution du contrat de travail afin de trouver, dans l'intérêt du syndicat, une solution aux problèmes.
- Met en place et conduit les éventuelles procédures disciplinaires.
- Gère les congés (gestion des remplacements et de la paie).
- Gère les absences pour arrêts maladie et maternité (gestion des remplacements et de la paie).
- Gère toutes les étapes relatives à la prévention des risques (formation, fourniture d'équipement, etc.).
- Dirige et contrôle l'activité du (des) employé(s) du syndicat ; celui-ci est placé sous l'autorité du syndic.
- Gère la procédure de rupture du contrat de travail.

Conclusion : 
Si votre copropriété emploie un gardien ou un salarié d'immeuble, c'est bien au syndic qu'il incombe de s'occuper de toutes les prestations relatives à la gestion de ce salarié.

Le conseil syndical, dont la mission est d'assister le syndic, peut simplement jouer un rôle de relais dans la copropriété en informant le syndic d'éventuelles anomalies.

Si vous avez le moindre doute ou une question sur la gestion de l'employé d'immeuble, n'hésitez pas à contacter ELEOS. Notre service juridique sera ravi de vous apporter une réponse.