Comment est établi le budget prévisionnel de l'exercice comptable à venir ?

Pour les copropriétés équipées de compteurs d'énergie thermique et ayant souscrit un contrat avec un prestataire de comptage individuel de chauffage, le service comptable d'ELEOS est en charge de transmettre à ce prestataire les informations requises pour la répartition individuelle des frais de chauffage.

Le service comptable d'ELEOS envoie au prestataire de comptage un questionnaire soigneusement complété, incluant notamment les données suivantes :

- Le type de combustible utilisé.
- La période comptable de référence.
- Les périodes de chauffe.
- Les frais d'énergie ou de combustible.
- La quantité d'énergie consommée.
- Les dépenses relatives à l'entretien et aux petites réparations des installations de chaufferie.
- La déduction des frais d'énergie liés à la production d'eau chaude sanitaire et de la quantité d'eau chaude consommée.

À partir de ces informations fournies par le service comptable d'ELEOS, un solde est déterminé pour les frais de chauffage. Ce solde est ensuite réparti en fonction des index de consommation individuelle calculés par les compteurs d'énergie thermique installés.

Le prestataire nous retourne ensuite un relevé des index des consommations individuelles, lequel est réparti entre les copropriétaires selon la clé de charges prévue à cet effet.

Le total des consommations individuelles est alors déduit du poste comptable "énergie et combustible", qui enregistrait les dépenses d'énergie globales facturées à la copropriété par le fournisseur d'énergie. Le solde de ce poste représente ainsi la consommation théorique des parties communes de la copropriété.

Il est à noter que la régularisation des frais de chauffage dépend également des dispositions concernant la répartition des charges de chauffage, votée en Assemblée Générale. Cette répartition peut inclure des charges variables (issues des répartiteurs ou des consommations individuelles de chauffage) et des charges fixes (frais communs à l'ensemble de la copropriété, répartis en fonction des quotes-parts chauffage), selon les spécificités de chaque copropriété.