Comment récupérer ces charges auprès de mon ou mes locataires ?

Modalités de Récupération des Charges Locatives
La récupération des charges s'applique à plusieurs types de locations :

- La location d'un logement vide, qu'il soit du secteur social ou privé (logement conventionné ou non, logement loi de 1948).
- La location d'un logement meublé, si le bail a été signé après le 27 mars 2014.
- La location d'un logement meublé, si le bail a été signé avant le 27 mars 2014 et qu'il y fait explicitement référence.

Il est important de noter que les logements loués en colocation ou avec un bail mobilité sont soumis à des dispositions particulières.

Comment procéder si je loue un logement vide ?
Le paiement des charges s'effectue par des provisions régulières (paiements de même montant), avec une régularisation annuelle.

Les provisions : Les provisions pour charges mensuelles sont exigibles sur la base des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges, ainsi que du budget prévisionnel si le logement est situé dans un immeuble en copropriété.

La régularisation annuelle : Le calcul de la régularisation consiste à comparer le total des provisions déjà demandées à votre ou vos locataires avec les dépenses effectives engagées. Les charges doivent être régularisées au moins une fois par an. Si les provisions excèdent les dépenses réelles, vous devez reverser le trop-perçu à votre ou vos locataires. À l'inverse, si la provision est insuffisante, vous pouvez demander un complément.

Quels justificatifs dois-je fournir ?
Le montant des charges que vous récupérez doit obligatoirement être justifié. Un mois avant la régularisation annuelle envisagée, vous devez communiquer à votre ou vos locataires les documents suivants :

Le décompte détaillé des charges locatives par nature de charges (par exemple : électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur).

- Le mode de répartition entre les locataires, si le logement est situé dans un immeuble collectif.
- Une note d'information sur le mode de calcul relatif au chauffage et à la production d'eau chaude.
- Sur demande du locataire, vous devez lui transmettre le récapitulatif des charges du logement par e-mail ou par courrier.
- Pendant les six mois suivant l'envoi du décompte, vous êtes tenu de tenir à la disposition du ou des locataires l'ensemble des pièces justificatives.
- Si la régularisation du paiement des charges n'a pas été effectuée dans l'année suivant leur exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.

Comment procéder si je loue un logement meublé ?
La récupération des charges en location meublée peut se faire de deux manières :

- Si votre bail mentionne des charges locatives sous forme de provisions : Dans ce cas, vous devez procéder de la même façon que celle décrite ci-dessus pour un logement vide.

- Si votre bail mentionne des charges locatives sous forme de forfait : Dans ce cas, vous n'avez pas à effectuer de régularisation. Cependant, le montant du forfait peut être révisé chaque année aux mêmes conditions que le loyer. Le montant du forfait doit obligatoirement être indiqué dans le bail signé avec votre ou vos locataires, et son versement s'effectue en même temps que celui du loyer, conformément aux dispositions du bail.

Comment procéder en cas de colocation ?
Deux cas de figure existent en fonction du type de bail mis en place.

J'ai signé un bail unique avec tous les colocataires
Les charges sont récupérables de deux manières différentes :

- Mon bail mentionne que les charges locatives sont sous forme de provisions : Dans ce cas, vous devez procéder de la même façon que celle décrite ci-dessus pour un logement vide.

- Mon bail mentionne que les charges locatives sont sous forme de forfait : Dans ce cas, vous n'avez pas à effectuer de régularisation. Cependant, le montant du forfait peut être révisé chaque année aux mêmes conditions que le loyer. Le montant du forfait doit obligatoirement être indiqué dans le bail signé avec votre ou vos locataires, et son versement s'effectue en même temps que celui du loyer, conformément aux dispositions du bail.

- J'ai signé un bail avec chaque colocataire
Dans ce cas, chaque colocataire doit régler sa part du loyer et toute somme due au bailleur comme indiqué dans son contrat de location. Les charges sont récupérables de deux manières différentes, selon ce qui a été prévu dans le bail : sous forme de provisions (procédure identique à celle décrite pour un logement vide) ou sous forme de forfait (procédure identique à celle décrite pour un logement meublé avec forfait).

Comment procéder si je loue avec un bail mobilité (bail allant de 1 à 10 mois) ?
Pour ce type de bail, les charges récupérables sont réglées simultanément avec le loyer sous la forme d'un forfait. Le montant du forfait et la périodicité de versement sont définis dans le contrat de location signé avec votre ou vos locataires.