La sommation de payer : comment fonctionne cette procédure de recouvrement ?

La sommation de payer, également appelée commandement de payer, est un outil juridique essentiel pour contraindre un copropriétaire défaillant à régler ses dettes. 

Visée par l'article 24-8 de la loi du 10 juillet 1965, cette injonction officielle est délivrée par un huissier de justice (commissaire de justice) en dehors de toute procédure judiciaire, ce qui en fait un acte extra-judiciaire. Il est important de noter que le syndicat des copropriétaires n'a pas besoin d'une autorisation de l'assemblée générale pour émettre une sommation de payer, car le recouvrement des sommes exigibles fait partie intégrante du mandat du syndic.

Voici les étapes à suivre pour délivrer une sommation de payer :

1. Chiffrer le Montant de la Créance
Le montant de la créance à réclamer ne doit concerner que les sommes immédiatement exigibles. Cela inclut uniquement les appels de fonds qui n'ont pas été payés par le copropriétaire défaillant. Les appels de fonds qui deviennent exigibles après l'envoi de la sommation de payer, ou tout appel de fonds futur, ne doivent pas être inclus dans ce calcul.

2. Constituer le Dossier d'Impayé
Le syndicat des copropriétaires, potentiellement avec l'aide d'ELEOS, doit préparer un dossier complet comprenant les éléments suivants :

- Décompte des charges à jour : Incluant si possible une synthèse, les PV d'AG ayant voté le budget prévisionnel et approuvé les comptes définitifs, le décompte détaillé des charges, et les comptes individuels du copropriétaire.
- Références de la copropriété : L'adresse complète de l'immeuble concerné par les impayés.
- Identité du syndic : Kbis si le syndic est une personne morale immatriculée, ou pièce d'identité d'un membre du conseil syndical si la copropriété est gérée par un syndic non professionnel.
- Identité du copropriétaire défaillant : Toutes les informations disponibles sur le débiteur (nom, prénom, toutes les adresses connues – il est crucial de fournir toutes les adresses à l'huissier –, numéros de téléphone fixe et portable, etc.).

3. Contacter un Huissier de Justice
L'objectif est de trouver un huissier de justice compétent à l'adresse du copropriétaire défaillant. Vous pouvez utiliser des outils de recherche en ligne ou des annuaires d'huissiers.

Critères de recherche : Renseignez l'adresse (ville ou code postal) du copropriétaire défaillant. Pour la "Raison sociale", indiquez "Syndicat des copropriétaires". Laissez le champ "Nom de l'huissier de justice" vide si vous n'avez pas de préférence.

Attention : L'huissier compétent est celui qui se situe dans le ressort territorial du domicile du copropriétaire défaillant, ce qui n'est pas nécessairement le lieu de situation de votre copropriété. N'oubliez pas de demander l'adresse e-mail de l'étude d'huissier pour faciliter l'envoi du dossier sans avoir à vous déplacer.

4. Rédaction de l'Acte de Sommation de Payer par l'Huissier
L'huissier rédige la sommation de payer à partir des documents que vous lui avez fournis. Il s'agit d'une lettre de mise en demeure formalisée, comportant plusieurs particularités :

- Délai de paiement : L'huissier fixe un délai au débiteur pour s'acquitter des charges de copropriété. Ce délai est le plus souvent d'un mois.
- Modalités de paiement : L'huissier indique à qui le débiteur doit payer sa créance. Il est fortement recommandé de prévoir que le débiteur règle directement sa dette auprès du syndicat des copropriétaires. Si le paiement est effectué auprès de l'huissier, ce dernier prélèvera des frais de recouvrement sur les sommes encaissées.
- Mentions obligatoires : L'acte doit inclure toutes les mentions légales requises pour un acte d'huissier de justice.
- Nature de l'acte : Il doit être clairement précisé qu'il s'agit d'une "sommation de payer". L'acte doit également indiquer la volonté du créancier d'obtenir l'exécution de l'obligation et la nature exacte de la dette réclamée.

5. Avance des Frais d'Huissier par le Syndicat des Copropriétaires
Le syndicat des copropriétaires doit avancer les frais liés à la rédaction et à la délivrance de l'acte par l'huissier.

Imputation des frais :
- En cas de paiement du débiteur : Si le copropriétaire défaillant règle ses charges, il doit également prendre en charge les frais d'huissier, remboursant ainsi le syndicat des copropriétaires.
- En cas de non-paiement : Si le débiteur ne règle pas ses charges, les frais d'huissier restent initialement à la charge du syndicat des copropriétaires. Ils pourront être récupérés ultérieurement lors de l'engagement d'une procédure judiciaire.

Montant des frais : Les honoraires des huissiers sont souvent un pourcentage de la créance à recouvrer.
- Pour un impayé de 1 500 €, les frais d'huissier sont d'environ 170 €.
- Pour un impayé de 2 000 €, les frais d'huissier sont d'environ 200 €.

6. Délivrance de la Sommation de Payer par l'Huissier
L'huissier procède à la signification de la sommation de payer au copropriétaire défaillant. Celui-ci dispose alors du délai indiqué (généralement un mois) pour s'exécuter. L'huissier transmet ensuite au syndicat des copropriétaires un justificatif de cette signification. Il est impératif de conserver ce document, car il sera une pièce essentielle en cas d'action contentieuse devant un juge.

? À savoir : Même si la sommation de payer est déposée à l'étude de l'huissier et que le débiteur ne lui ouvre pas, l'huissier envoie tout de même une copie de la sommation par lettre simple. Dans ce cas, la sommation est quand même considérée comme légalement signifiée.

7. Issue du Processus : Paiement ou Poursuite Judiciaire
Face à la sommation de payer, le débiteur a deux possibilités :

- Le débiteur s'exécute : Il règle sa dette, incluant les charges de copropriété et les frais d'huissier, directement auprès du syndicat des copropriétaires.
- Le débiteur refuse de payer : Les frais d'huissier avancés restent alors temporairement à la charge du syndicat des copropriétaires.

Si le copropriétaire défaillant persiste dans son refus de paiement, le seul moyen de le contraindre est d'engager une procédure contentieuse, telle qu'une injonction de payer ou une action en paiement au fond devant le tribunal compétent.