Comment sélectionner le bon syndic pour une nouvelle copropriété ?

La gestion d'une copropriété neuve est une entreprise complexe qui demande des compétences approfondies et une expertise particulière. 

Cela inclut la gestion technique, le suivi des contentieux, la comptabilité précise, et l'activation des garanties constructeurs. Les moments cruciaux que sont la livraison des parties communes et la sélection des premiers prestataires sont des fondations pour la vie de la résidence, nécessitant un accompagnement par un syndic expérimenté et bien organisé.

? Les missions clés de votre premier syndic de copropriété incluent notamment :
- Élaborer et veiller au respect du budget de fonctionnement de la copropriété.
- Organiser des appels d'offres compétitifs pour obtenir les meilleurs devis pour la résidence (assurance multirisque immeuble, entretien des parties communes, espaces verts, ascenseurs, VMC, systèmes de désenfumage, portes d'accès aux parkings, sécurité incendie, chaufferie collective, pompes de relevage, surpresseurs, toitures-terrasses, compteurs d'eau et de chauffage, etc.) et conseiller les copropriétaires et le conseil syndical dans l'analyse et le choix de ces prestataires.
- Assurer la réception des parties communes et signer le procès-verbal de livraison.
- Suivre la levée des réserves formulées, signaler tout nouveau désordre apparent et participer aux réunions de levée de réserves.
- Activer les garanties légales : parfait achèvement, biennale et décennale.
- Participer aux réunions d'expertise en cas de sinistres relevant de la garantie dommages-ouvrage.
- Préparer et envoyer les appels de fonds, gérer le recouvrement des charges impayées, régler les factures des prestataires et procéder à la clôture des comptes annuels.
- Mettre à disposition des copropriétaires un espace extranet regroupant toutes les informations essentielles de leur copropriété.
- Superviser l'ensemble des prestataires de la copropriété.
- Effectuer des visites périodiques de la copropriété, en présence du conseil syndical.
- Mettre en œuvre les décisions votées lors de l'assemblée générale constitutive.
- Apporter des réponses aux diverses interrogations des copropriétaires concernant leur immeuble.
- Gérer les incidents techniques (pannes, dégâts des eaux, actes de vandalisme, sinistres, etc.).

Le cas échéant, et à la demande de la copropriété, piloter toute procédure contentieuse contre des prestataires ou le promoteur en cas de non-respect des termes contractuels.

? Face aux particularités de la gestion des immeubles neufs et à la diversité des missions exigeant des compétences pointues, il est primordial de s'associer à un syndic qui possède une solide expérience en la matière, et qui dispose d'équipes structurées avec des spécialistes techniques, juridiques, comptables et en gestion de sinistres.

Chez ELEOS, nous avons conçu une approche répondant spécifiquement aux exigences des copropriétés neuves et complexes :

Une équipe de spécialistes organisée par pôle de compétences, dédiée à votre copropriété :
Votre référent(e) dédié(e) est épaulé(e) par notre pôle technique pour toutes les opérations de réception des parties communes, le suivi de la levée des réserves, la gestion des garanties, et la mise en place des prestataires via des appels d'offres compétitifs.
De plus, un pôle juridique interne est à votre disposition pour vous soutenir dans la défense de vos droits face au promoteur et pour assurer la régularisation des paiements des copropriétaires débiteurs.

Des outils numériques transparents et accessibles pour une information en temps réel :
- Suivi détaillé des appels d'offres pour la sélection des prestataires.
- Tableau de bord pour le suivi des réserves de livraison des parties communes.
- Visualisation en temps réel du budget et du solde comptable.
- Interfaces simplifiées pour le signalement d'incidents.
- Facilités de paiement en ligne et mise en place du prélèvement automatique.

Comment Soumettre le Contrat d'ELEOS à l'Ordre du Jour de l'Assemblée Générale ?
Si vous souhaitez proposer ELEOS lors de l'assemblée générale constitutive de votre copropriété, vous devez en faire la demande par Lettre Recommandée avec Accusé de Réception (LRAR) à votre syndic provisoire. C'est lui qui est en charge de convoquer la première AG et d'y inclure cette résolution pour qu'elle puisse être soumise au vote des copropriétaires.

N'hésitez pas à nous contacter via cette page pour obtenir un devis et bénéficier de l'accompagnement de nos experts spécialisés dans la gestion des immeubles neufs, qui se feront un plaisir de répondre à toutes vos questions !